Paralleelne või järjestikune allkirjastamine: kumba millal kasutada?

Kui saadad dokumendi mitmele allkirjastajale, on kaks võimalust ja vale valik venitab lepingu sõlmimist mõttetult.

Paralleelne allkirjastamine saadab kutse kõigile osapooltele korraga. Igaüks allkirjastab siis, kui jõuab, ja dokument on valmis, kui viimane on allkirja andnud.

Järjestikune allkirjastamine saadab kutse järjekorras järgmisele osapoolele. Allkirjastaja saab teate alles siis, kui eelmine osapool on allkirjastanud.

Reegel, mille järgi otsustada

Küsimus, mida endalt küsida: kas mõni allkirjastaja peab allkirjastama enne teisi?

Kui ei, kasuta paralleelset. Koostööleping, mille tingimused on juba läbi räägitud, ei vaja kindlat järjekorda. Dokument saab allkirjastatud siis, kui viimane allkirjastaja oma allkirja annab.

Kui jah, kasuta järjestikust. Tüüpjuhud:

• Ettevõttesisene kinnitus enne kliendile allkirjastamiseks saatmist. Osakonnajuht kinnitab, siis juhatuse liige, siis klient. Kui saadad kõigile korraga, võib klient allkirjastada versiooni, mille sinu enda juht oleks tagasi lükanud.
• Volituste ahel. Juhatus allkirjastab põhikirjas määratud järjekorras.
• Tingimuslik nõusolek. Käendaja allkirjastab alles siis, kui põhivõlgnik on allkirjastanud.

Kahtluse korral vali paralleelne. Järjestikune on aeglasem juba oma olemuselt: iga samm lisab ühe inimese reageerimisaja.

Levinud viga: järjestikune, sest see tundub korrektsem

Kõige sagedasem eksimus on valida järjestikune voog põhjusel, et see tundub korrektsem. Praktikas tähendab see, et neljas allkirjastaja saab kutse alles mitu päeva hiljem, ilma et allkirjade järjekord oleks üldse oluline olnud.

Järjestikune töövoog peab lähtuma tegelikust sõltuvusest allkirjastajate vahel. Sõltuvuse puudumisel pikeneb protsess asjata.

Mõlema voo juures tasub kasutada tähtaega

Sõltumata voost tekib tihti sama probleem: keegi unustab allkirjastada.

Allkiros saad igale allkirjastamisele määrata tähtaja. Standard paketist alates saadetakse meeldetuletusi tähtaja lähenedes automaatselt, sa ei pea ise meeles pidama, kellele meeldetuletusi saata. Käsitsi meeldetuletuse saad saata igal ajahetkel, alates Mini paketist. Töölaual on ka näha, kelle taga protsess seisab.

Järjestikuse voo puhul on tähtaeg olulisemgi: seal blokeerib üks unustaja kogu ülejäänud ahela.

Kuidas Allkiros töövoogu valida

Töövoo valid dokumendi saatmisel ja seda on võimalik ka hiljem muuta, näiteks kui algselt paralleelseks mõeldud leping vajab siiski eelnevat ettevõttesisest kinnitust.

Mõlemas voos:

• iga allkiri on kvalifitseeritud eIDAS-allkiri (Smart-ID, Smart-ID+, Mobiil-ID või ID-kaart),
• allkirjastamisele saadetud dokumendid lisatakse koos allkirjadega ASiC-E konteinerisse,
• iga toiming jääb tegevuslogisse,
• allkirjastamisprotsessi saab tühistada seni, kuni kõik pole allkirjastanud.

Rohkem: Allkiro funktsioonid · Hinnakiri · Alusta tasuta