Uus dokumendihaldus ei pea tähendama nullist alustamist

Uue dokumendihalduslahenduse kasutuselevõtul tekib üsna kiiresti üks praktiline küsimus: mis saab kõikidest dokumentidest, mis meil juba olemas on?

Aastate jooksul võib ettevõttesse koguneda sadu või tuhandeid lepinguid ja muid dokumente. Need võivad olla serveris, jagatud kettal või mõnes teises dokumendihaldussüsteemis ning sageli on nende ümber juba välja kujunenud oma kaustade struktuur.

Uuele lahendusele üleminek ei tohiks tähendada, et kõik see tuleb käsitsi uuesti üles ehitada.

Seetõttu oleme Allkiros teinud võimalikuks olemasolevate dokumentide mass-impordi koos kaustastruktuuriga, mis teil juba on.

Too kaasa ka kogu oma dokumendiarhiiv

Allkirosse saab korraga importida olemasolevad dokumendid koos kaustade ja alamkaustade struktuuriga. Nii ei pea ettevõte alustama tühjalt lehelt ega sadu dokumente ükshaaval üles laadima ja uuesti organiseerima.

Piisab, kui lohistad kausta oma arvutist Allkirosse - kaustad ja alamkaustad luuakse samasugusena nagu sinu arvutis.

• Ühe korraga saab üles laadida kuni 500 faili, suuremad arhiivid saab tuua üle mitmes osas.
• Üks fail võib olla kuni 40 MB.
• Kaustu võib olla üksteise sees kuni 10 taset.
• Toetatud on levinud failitüübid: PDF, Wordi, Exceli ja PowerPointi failid, OpenDocumenti failid, pildid ning digiallkirjastatud ASiC-E ja BDOC konteinerid.
• Kokku saab üles laadida nii palju, kui sinu paketi salvestusruum lubab - Standard paketis 5 GB, Pro paketis 500 GB ja Enterprise paketis piiramatult.

Kui dokumentide maht on suurem või olemasolev struktuur keerulisem, saame aidata ka ülemineku korraldamisega. Kirjuta meile aadressil tere@allkiro.ee ja leiame koos sobiva lahenduse.

Vanad dokumendid muutuvad jälle kasulikuks

Meie jaoks ei ole oluline ainult see, et vanad failid saaksid Allkirosse üle toodud. Oluline on ka see, mis nendega pärast teha saab.

Imporditud dokumendid muutuvad Allkiro otsingu kaudu leitavaks samamoodi nagu uued dokumendid.

See tähendab, et vana lepingu leidmiseks ei pea tingimata mäletama selle failinime, kausta või allkirjastamise kuupäeva. Kui lepingust on meeles näiteks ettevõtte nimi, aadress, registrikood, summa või mõni muu tekst või number, saab seda kasutada otsimiseks.

Ja siin läheb Allkiro otsing veel sammu võrra kaugemale.

Kui dokument on PDF-failina ASiC-E konteineri sees, suudab Allkiro otsida ka PDF-i sisust. Nii võib otsinguga leida üles ka aastaid tagasi allkirjastatud lepingu, mille asukohta või failinime enam keegi ei mäleta.

Süsteemi vahetamine ei peaks olema projekt omaette

Hea dokumendihalduslahendus peab tööd vähendama, mitte enne kasutuselevõttu lisatööd tekitama.

Seetõttu tahame, et Allkirole üleminek oleks võimalikult lihtne: too dokumendid koos kaustadega üle ja jätka tööd sealt, kus pooleli jäid.

Dokumendid ja kaustad tulevad kaasa ning otsing aitab vajaliku kiiresti üles leida.

Uus süsteem ei pea tähendama uut algust. Mõnikord piisab sellest, et vanad dokumendid on lihtsalt kergemini leitavad.