Paralēlā vai secīgā parakstīšana: kuru un kad izvēlēties?

Ja sūtāt dokumentu vairākiem parakstītājiem, ir divas iespējas, un nepareiza izvēle bezjēdzīgi pagarina līguma noslēgšanu.

Paralēlā parakstīšana nosūta uzaicinājumu visām pusēm vienlaikus. Katrs paraksta tad, kad paspēj, un dokuments ir gatavs, kad parakstu devis pēdējais.

Secīgā parakstīšana nosūta uzaicinājumu nākamajai pusei pēc kārtas. Parakstītājs saņem ziņu tikai tad, kad iepriekšējā puse ir parakstījusi.

Noteikums, pēc kura izlemt

Jautājums, ko sev uzdot: vai kādam parakstītājam jāparaksta pirms pārējiem?

Ja nē, izmantojiet paralēlo. Sadarbības līgumam, kura noteikumi jau ir apspriesti, noteikta secība nav vajadzīga. Dokuments tiek parakstīts tad, kad savu parakstu sniedz pēdējais parakstītājs.

Ja jā, izmantojiet secīgo. Tipiskie gadījumi:

• Iekšējs apstiprinājums pirms nosūtīšanas klientam parakstīšanai. Nodaļas vadītājs apstiprina, tad valdes loceklis, tad klients. Ja nosūtāt visiem vienlaikus, klients var parakstīt versiju, ko jūsu paša vadītājs būtu noraidījis.
• Pilnvaru ķēde. Valde paraksta statūtos noteiktajā secībā.
• Nosacīta piekrišana. Galvotājs paraksta tikai tad, kad parakstījis pamatparādnieks.

Šaubu gadījumā izvēlieties paralēlo. Secīgā jau pēc savas būtības ir lēnāka: katrs solis pievieno viena cilvēka reakcijas laiku.

Bieža kļūda: secīgā, jo tā šķiet korektāka

Visbiežākā kļūda ir izvēlēties secīgo plūsmu tāpēc, ka tā šķiet korektāka. Praksē tas nozīmē, ka ceturtais parakstītājs uzaicinājumu saņem tikai pēc vairākām dienām, lai gan parakstu secībai vispār nebija nozīmes.

Secīgajai darba plūsmai jābalstās uz reālu atkarību starp parakstītājiem. Ja atkarības nav, process tikai velti ievelkas.

Abās plūsmās ir vērts izmantot termiņu

Neatkarīgi no plūsmas bieži rodas viena un tā pati problēma: kāds aizmirst parakstīt.

Allkiro katrai parakstīšanai varat noteikt termiņu. Sākot no Standard plāna, atgādinājumi tiek sūtīti automātiski, termiņam tuvojoties — jums pašiem nav jāatceras, kam atgādināt. Manuālu atgādinājumu varat nosūtīt jebkurā brīdī, sākot no Mini plāna. Darbvirsmā redzams arī tas, pie kā process ir apstājies.

Secīgajā plūsmā termiņš ir vēl svarīgāks: tur viens aizmāršīgais bloķē visu pārējo ķēdi.

Kā Allkiro izvēlēties darba plūsmu

Darba plūsmu izvēlaties, nosūtot dokumentu, un to iespējams arī vēlāk mainīt — piemēram, ja sākotnēji kā paralēlam domātam līgumam tomēr vajadzīgs iepriekšējs iekšējs apstiprinājums.

Abās plūsmās:

• katrs paraksts ir kvalificēts eIDAS paraksts (Smart-ID, Smart-ID+, Mobile-ID vai ID karte),
• parakstīšanai nosūtītie dokumenti kopā ar parakstiem tiek ievietoti ASiC-E konteinerā,
• katra darbība paliek darbību žurnālā,
• parakstīšanas procesu var atcelt, kamēr visi vēl nav parakstījuši.

Vairāk: Allkiro funkcijas · Cenrādis · Sāciet bez maksas